Privacy statement

Met welk doel verzamelt Sporting Leiden persoonsgegevens?

Sporting Leiden verzamelt en slaat informatie op van relaties om de relaties te kunnen onderhouden.  Sporting Leiden verzamelt en slaat informatie op van beoogde relaties om deze van dienst te kunnen zijn in verzoeken die kunnen leiden tot het aangaan van een relatie. Sporting Leiden gebruikt uw gegevens dus om de relatie actief te kunnen onderhouden en te kunnen voldoen aan uw verzoeken. Verder worden de gegevens gebruikt om u passende informatie te kunnen sturen. In het hieronder beschreven privacy beleid leggen we uit hoe we met de gegevens omgaan en wat uw rechten zijn.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door Sporting Leiden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • Administratieve doeleinden
  • Communicatie over de vereniging, het voetbal en/of uitnodigingen
  • Het uitvoerig geven aan of het uitgeven van een opdracht

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De lidmaatschapsovereenkomst

Voor bovenstaande doelstellingen kan Sporting Leiden de volgende persoonsgegevens van u, of uw minderjarige kind, vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Woonadres
  • Postcode & woonplaats
  • Telefoonnummer
  • Emailadres
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • IBAN-nummer
  • KNVB-relatienummer

Uw persoonsgegevens worden door Sporting Leiden opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode gelijk aan de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 3 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door Sporting Leiden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De arbeidsovereenkomst

Voor bovenstaande doelstelling kan Sporting Leiden de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Woonadres
  • Postcode & woonplaats
  • Telefoonnummer
  • Emailadres
  • Geboortedatum
  • BSN-nummer
  • IBAN-nummer
  • Kopie ID

Uw persoonsgegevens worden door Sporting Leiden opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode gelijk aan de looptijd van de arbeidsovereenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 3 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.  Zo maken wij gebruik van derde partijen voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving
  • Het verzorgen van leden-, wedstrijd- en financiële-administratie

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten. Met derde partijen (verwerkers) maken wij via een verwerkingsovereenkomst de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons) gegevens bij ons opvraagt. In zo’n geval moeten wij medewerking verlenen en zijn wij verplicht deze gegevens af te geven. Wij kunnen persoonsgegevens alleen delen met derden als u ons hier schriftelijk toestemming voor heeft gegeven.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (onder 16 jaar) als daar schriftelijk toestemming voor is gegevens door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger

Bewaartermijn

Sporting Leiden bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zin verstrekt dan wel op grond van de wet vereist is.

Beveiliging

  • Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
  • Alle personen die namens Sporting Leiden van uw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden tot geheimhouding daarvan
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysiek of technisch incident
  • Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
  • Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, of een deel hiervan, door ons of een van onze verwerkers. Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde zaken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegevens toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. U kunt hiervoor een verzoek indienen via info@sportingleiden.nl

Gebruik website & social media

  • Sporting Leiden beheert de website www.sportingleiden.nl. De website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden
  • De auteursrechten ten aanzien van de inhoud van de website berust bij Sporting Leiden. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging
  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen foto-en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan de betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht
  • Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van Sporting Leiden als ouders bezwaar hebben gemaakt
  • Op foto’s zijn de kinderen gekleed in Sporting Leiden gerelateerde trainings-of wedstrijdkleding; minimaal een korte broek met shirt of vrijetijdskleding
  • Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon een functie bekleed bij Sporting Leiden zoals leden van het bestuur, begeleiders en trainers van de teams. Als hij/zij het hiermee niet eens is wordt de achternaam verwijderd
  • Als ouder(s)/verzorgers problemen hebben met een foto of foto’s dan kan in overleg met deze persoon besloten worden de foto’s te verwijderen
  • Leden en/of ouder(s)/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het plaatsen van foto’s dan wel hun kind(eren) dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Deze personen komen op een lijst te steen waarmee rekening gehouden wordt bij het plaatsen van foto’s op de website. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen
  • Binnen veel teams wordt gebruik gemaakt van WhatsApp-groepen. Dus ook hierbij geldt, kinderen netjes op de foto. Als ouders niet willen dat hun kind op de foto staat moeten de begeleiders hier rekening mee houden
  • Het bestuur is en blijft alleen verantwoordelijk voor de eigen Sporting Leiden website en door de door Sporting Leiden gebruikte sociale media
  • Maken van foto- en video opnames
  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen/kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers
  • Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden zijn:
  • Wedstrijden en toernooien
  • Verenigingsactiviteiten
  • Tijdens trainingen
  • Binnen Sporting Leiden is het niet toegestaan foto’s en of opnames te maken in de kleedkamer of doucheruimtes, behoudens de traditionele kampioensfoto met wedstrijdkleding aan onder de douche
  • Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld gelden geen nadere bepalingen mits het eigen kind betreft, noch aanvaardt de vereniging enige aansprakelijkheid hiervoor
  • Voor opnames die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht
  • Door een trainer/coach kan gevraagd worden filmopnames te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de traineren/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website en/of sociale media
  • In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het hoofdbestuur. Ouders van jeugdleden, en leden die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur

Sancties

Bestuursleden, begeleiders, trainers en coaches hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te aller tijden te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet zal het hoofdbestuur hier zorgvuldig mee omgaan en disciplinaire maatregelen treffen met de mogelijkheid om dit ook te melden aan betreffende instanties. Betrokken ouders worden direct geïnformeerd.

Klachten

Mocht u klachten hebben over de verwerking van u persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact op te nemen met ons. Komen wij er samen niet uit da vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact op via info@sportingleiden.nl