Privacy statement

Privacyverklaring Sporting Leiden

Bij Sporting Leiden draait het om voetbal, plezier en samen sporten. Daarbij vinden we het belangrijk dat we zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens en die van je kinderen.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, met wie we gegevens delen en welke rechten je hebt.

Deze verklaring geldt voor leden, ouders en verzorgers, vrijwilligers, medewerkers en bezoekers van onze website.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Sporting Leiden is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de vereniging.

Contactgegevens

Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Leden en jeugdleden

Voor onze ledenadministratie kunnen we de volgende gegevens verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Adres en woonplaats
  • Geboortedatum
  • Contactgegevens
  • Geslacht, voor zover noodzakelijk voor de administratie of competitie-indeling
  • IBAN voor contributiebetalingen
  • KNVB-relatienummer
  • Teamindeling en wedstrijdgerelateerde gegevens

Van jeugdleden verwerken we waar nodig ook contactgegevens van hun ouders of verzorgers.

We gebruiken deze gegevens voor het regelen van het lidmaatschap, de contributie, teamindelingen, wedstrijden en communicatie over de vereniging.

De verwerking is gebaseerd op de uitvoering van het lidmaatschap, wettelijke verplichtingen of een gerechtvaardigd belang van de vereniging. Waar toestemming nodig is, vragen we die afzonderlijk.

Vrijwilligers en trainers

Sporting Leiden werkt met vrijwilligers, trainers en begeleiders.

We kunnen hun naam, contactgegevens, functie, beschikbaarheid en afspraken over werkzaamheden registreren.

We gebruiken deze informatie uitsluitend voor het organiseren en uitvoeren van verenigingsactiviteiten en vrijwilligerstaken.

Voor bepaalde functies kunnen aanvullende gegevens noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld voor een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). We registreren daarbij niet meer informatie dan nodig.

Medewerkers

Als Sporting Leiden medewerkers in dienst heeft, verwerken we de gegevens die nodig zijn voor de arbeidsovereenkomst, salarisadministratie en wettelijke verplichtingen.

Gegevens zoals een BSN of identiteitsdocument worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een wettelijke verplichting of andere geldige grondslag bestaat. De toegang tot deze gegevens is beperkt tot bevoegde personen.

3. Sportlink en de KNVB

Sporting Leiden gebruikt Sportlink voor de leden- en wedstrijdadministratie en voor de uitwisseling van gegevens die nodig zijn om deel te nemen aan KNVB-competities.

Op onze website tonen we wedstrijdprogramma’s, uitslagen, standen en teaminformatie via Club.Dataservice van Sportlink.

We publiceren daarbij alleen gegevens die geschikt zijn voor openbare weergave en houden rekening met de privacy van onze leden, in het bijzonder jeugdleden.

Voor informatie over hoe de KNVB zelf persoonsgegevens verwerkt, verwijzen we naar de privacyverklaring van de KNVB.

4. Foto’s en video’s

Tijdens wedstrijden, trainingen, toernooien en andere verenigingsactiviteiten worden regelmatig foto’s en video’s gemaakt.

Sporting Leiden kan beeldmateriaal gebruiken voor nieuwsberichten, wedstrijdverslagen, de website en onze sociale media.

We gaan daarbij zorgvuldig om met de privacy van leden en bezoekers.

Voor het publiceren van herkenbare foto’s of video’s van jeugdleden jonger dan 16 jaar vragen we vooraf toestemming aan hun ouder of wettelijke vertegenwoordiger, tenzij in een specifieke situatie een andere geldige grondslag van toepassing is en die zorgvuldig is vastgesteld.

Voor volwassenen gebruiken we eveneens een geldige grondslag en vragen we toestemming waar dat nodig is.

Toestemming kan worden ingetrokken. Je kunt ook contact met ons opnemen wanneer je bezwaar hebt tegen een publicatie. We beoordelen het verzoek en verwijderen beeldmateriaal wanneer dat wettelijk vereist is.

In kleedkamers en doucheruimtes mogen geen foto’s of video’s worden gemaakt.

Meer informatie staat in ons afzonderlijke foto- en videoprotocol.

5. Website en contactformulieren

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn om de website goed en veilig te laten functioneren.

Denk aan IP-adressen, browsergegevens, bezochte pagina’s en technische logbestanden.

Als je een contactformulier invult, gebruiken we de verstrekte gegevens uitsluitend om je vraag te beantwoorden of je aanmelding te verwerken.

We gebruiken deze gegevens niet automatisch voor commerciële berichten.

6. Cookies

Onze website kan functionele cookies gebruiken die noodzakelijk zijn om de website goed te laten werken.

Als we bezoekersstatistieken gebruiken, informeren we je over de gebruikte dienst en de gegevens die daarbij worden verwerkt.

Voor cookies waarvoor toestemming verplicht is, vragen we die vooraf. Je kunt deze toestemming ook weer intrekken.

7. Met wie delen we persoonsgegevens?

Sporting Leiden verkoopt geen persoonsgegevens.

We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor het functioneren van de vereniging, wanneer we daarvoor een geldige grondslag hebben of wanneer we wettelijk verplicht zijn.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

  • Sportlink en de KNVB voor leden- en wedstrijdadministratie.
  • Onze hostingprovider MijnDomein voor de website.
  • Dienstverleners voor financiële administratie en betalingen.
  • Andere partijen die namens ons gegevens verwerken, voor zover van toepassing.

Met partijen die namens Sporting Leiden persoonsgegevens verwerken, maken we passende afspraken over privacy en beveiliging, waaronder een verwerkersovereenkomst wanneer die vereist is.

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen we ervoor dat aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden wordt voldaan.

8. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Daarbij hanteren we de volgende uitgangspunten:

  • Ledenadministratie: zolang het lidmaatschap loopt en daarna alleen zolang een aantoonbaar doel of wettelijke verplichting dit noodzakelijk maakt.
  • Financiële administratie: in beginsel zeven jaar voor gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen.
  • Contactformulieren: niet langer dan noodzakelijk om de vraag of aanmelding af te handelen.
  • Vrijwilligersgegevens: zolang deze nodig zijn voor de vrijwilligerstaken en eventuele wettelijke verplichtingen.
  • Foto’s en video’s: zolang er een geldige grondslag en een duidelijk doel voor publicatie of bewaring bestaat.

9. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Sporting Leiden neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

We beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze voor hun functie nodig hebben.

Daarnaast gebruiken we waar passend beveiligde verbindingen, toegangsrechten, wachtwoordbeveiliging, updates en back-ups.

Vrijwilligers en medewerkers die met persoonsgegevens werken, worden geïnformeerd over het zorgvuldig omgaan met deze gegevens.

10. Welke rechten heb je?

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kun je:

  • Je persoonsgegevens inzien.
  • Onjuiste gegevens laten aanpassen.
  • Verzoeken om verwijdering van gegevens.
  • Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
  • Vragen om beperking van de verwerking.
  • In bepaalde gevallen je gegevens laten overdragen.
  • Een eerder gegeven toestemming intrekken.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar info@sportingleiden.nl.

We reageren in principe binnen één maand op je verzoek. Wanneer nodig kunnen we vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren.

Niet ieder verzoek tot verwijdering kan worden uitgevoerd, bijvoorbeeld wanneer we bepaalde gegevens wettelijk moeten bewaren.

11. Vragen of klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe Sporting Leiden met persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact op via info@sportingleiden.nl.

Ben je niet tevreden over de manier waarop we met je gegevens omgaan? Dan kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

Sporting Leiden kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wetgeving verandert of we nieuwe diensten introduceren.

Op deze pagina vind je altijd de meest actuele versie.

Laatst bijgewerkt: 6 november 2026